Procedure per procedere

Le Aziende che crescono sono quelle che hanno la capacità di mettere a sistema le cose migliori che fanno per poterle utilizzare nuovamente quando ne hanno bisogno e in caso migliorarle. Le altre invece ogni giorno inventano la ruota in un modo diverso, sprecando energie, intelligenze e denaro per ritrovarsi sempre allo stesso punto di partenza.

Un sistema di qualità che serva

Nella esperienze di consulenza aziendale in cui abbiamo lavorato alla domanda "Come funziona il vostro sistema di qualità?" quasi sempre ci sentivamo dire "Dovremmo averne uno". 

Questa risposta era indicativa del fatto che anche se l'azienda aveva ottenuto, a fronte di costi notevoli di certificazione, audit e mantenimento, in fatidico bollino blu, i pochi Collaboratori ne erano a conoscenza vedevano in esso un inutile ostacolo all'efficienza, mentre tutti gli altri non ne percepivano alcuna utilità nel loro agire quotidiano.

Ottimizzare le procedure

Un sistema di processi e procedure, la differenza tra i due termini e importante, deve invece garantire tracciabilità e replicabilità delle azioni, facilità d'uso e accessibilità, ma soprattutto rendere la vita più facile a chi lavora, permettendogli di usare la parte più nobile della sua intelligenza per migliorare il sistema, anziché inventarlo ogni giorno ex novo.

Ecco che allora partendo da un punto zero, l'azienda ha la possibilità di implementare giorno dopo giorno le proprie pratiche in un sistema strutturato che le permette di ridurre i costi e aumentare la qualità percepita del prodotto/servizio fornito, da parte del Cliente finale e del proprio lavoro da parte del Collaboratore.

Inoltre, ogni miglioramento, si attua per eccezioni, agendo solo su porzioni del processo aggiungendo, spostando o rimuovendo alcune attività, o della procedura modificando, integrando correggendo solo gli eventuali colli di bottiglia nelle azioni previste.

Il miglioramento continuo

La prima ricaduta positiva dell'implementazione di un sistema Optima by Adforma consiste nello stimolare l'Azienda a riflettere su ciò che ha sempre fatto e ragionare su come prassi e strumenti consolidati possano rappresentare con la loro rassicurante continuità, limitazioni alla migliore efficienza o pericolose fonti di spreco.

Quasi sempre avere di fronte la sequenza di attività  di un processo o il diagramma di flusso di una procedura con le azioni, gli strumenti e gli attori in essa previsti,  porta le persone a domandarsi istintivamente "Ma perché abbiamo fatto così finora?" rilevando autonomamente le aree di debolezza insite e predisponendosi in un atteggiamento proattivo che sostiene la motivazione al miglioramento continuo (kaizen).

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